Gezien de strakke deadline en de ambitieuze doelstellingen, is het belangrijk om een gedetailleerde tijdslijn op te stellen die stapsgewijs naar de presentatie van de samenwerkingsovereenkomst op 16 september en verder leidt. Hieronder vind je een tijdslijn met specifieke doelen en deadlines:
Tijdslijn en Te Behalen Doelen
Week 1: 26 augustus – 1 september
- 26-28 augustus:
- Contact leggen met Scholen: Begin direct met het benaderen van de 50 geselecteerde scholen en scholengroepen. Gebruik een persoonlijke en overtuigende brief om hen uit te nodigen voor een oriënterend gesprek. Probeer zoveel mogelijk afspraken te maken voor de komende week.
- Opstellen Concept Samenwerkingsovereenkomst: Werk aan een eerste concept van de samenwerkingsovereenkomst. Dit moet de belangrijkste aspecten van de samenwerking bevatten, inclusief doelstellingen, verantwoordelijkheden, en verwachte bijdragen van beide partijen.
–
DAYS
–
HOURS
–
MINUTES
–
SECONDS
- 29-31 augustus:
- Oriënterende Gesprekken: Start met de eerste oriënterende gesprekken met scholen. Focus op hun behoeften, vragen, en bereidheid om deel te nemen. Verzamel feedback om de samenwerkingsovereenkomst aan te passen.
- Begin Fondsenwerving: Start met het benaderen van het cultuurfonds en andere potentiële financiers. Presenteer het project en de verwachte impact, en werk aan een eerste voorstel voor financiering.
–
DAYS
–
HOURS
–
MINUTES
–
SECONDS
- 1 september:
- Evaluatie en Aanpassingen: Evalueer de eerste gesprekken met de scholen. Pas de samenwerkingsovereenkomst aan op basis van de feedback die je hebt ontvangen.
–
DAYS
–
HOURS
–
MINUTES
–
SECONDS
Week 2: 2 september – 8 september
- 2-4 september:
- Vervolggesprekken en Toezeggingen: Voer vervolggesprekken met de scholen die je eerder hebt benaderd. Probeer concrete toezeggingen te krijgen van ten minste vijf scholen om de samenwerking aan te gaan.
- Fondsenwerving Vooruitgang: Werk intensief aan het afronden van de fondsenwervingsaanvraag bij het cultuurfonds. Zorg dat de begroting en de impact van het project duidelijk zijn.
–
DAYS
–
HOURS
–
MINUTES
–
SECONDS
- 5-6 september:
- Finaliseren Samenwerkingsovereenkomst: Werk de definitieve versie van de samenwerkingsovereenkomst uit op basis van de feedback en toezeggingen die je hebt ontvangen. Laat deze eventueel juridisch controleren.
- Documentatie en Ondersteunende Materialen: Bereid aanvullende documentatie voor, zoals een projectplan, tijdlijn, en budgetoverzicht, om aan de scholen en het cultuurfonds te presenteren.
–
DAYS
–
HOURS
–
MINUTES
–
SECONDS
- 7-8 september:
- Officiële Ondertekening: Plan een formele bijeenkomst of digitale ondertekening met de betrokken scholen. Zorg dat alle partijen de samenwerkingsovereenkomst ondertekenen.
- Voorbereiding Presentatie aan Cultuurfonds: Werk aan de presentatie van de samenwerkingsovereenkomst en ondersteunende documentatie voor het cultuurfonds.
–
DAYS
–
HOURS
–
MINUTES
–
SECONDS
Week 3: 9 september – 15 september
- 9-11 september:
- Presentatie Voorbereiden: Besteed deze dagen aan het perfectioneren van de presentatie voor het cultuurfonds. Zorg dat alle materialen klaar zijn en dat je de presentatie meerdere keren oefent.
- Scholen Involveren bij Fondsenwerving: Informeer de scholen over de voortgang bij het cultuurfonds en vraag hen om aanvullende steunbrieven of documenten die kunnen bijdragen aan het fondsaanvraagproces.
–
DAYS
–
HOURS
–
MINUTES
–
SECONDS
- 12-13 september:
- Scholen Bezoeken: Bezoek de scholen die hebben toegezegd om deel te nemen aan de samenwerking om hen verder te betrekken en eventuele vragen te beantwoorden.
- Finale Oefening Presentatie: Zorg dat alles klaar is voor de presentatie aan het cultuurfonds. Eventuele laatste wijzigingen kunnen nu nog worden doorgevoerd.
–
DAYS
–
HOURS
–
MINUTES
–
SECONDS
- 14-15 september:
- Definitieve Check: Controleer nogmaals alle documenten en zorg ervoor dat alles klaar is voor de presentatie.
- Contact Met Cultuurfonds: Bevestig de afspraak en stuur eventueel alvast ondersteunende documenten.
–
DAYS
–
HOURS
–
MINUTES
–
SECONDS
16 september: Presentatie aan het Cultuurfonds
- Presentatie Cultuurfonds: Voer de presentatie uit en overhandig de getekende samenwerkingsovereenkomst, samen met het gedetailleerde projectplan en de begroting.
- Volgende Stappen Bepalen: Na de presentatie, bespreek met het cultuurfonds de volgende stappen en het tijdpad voor hun beslissing.
–
DAYS
–
HOURS
–
MINUTES
–
SECONDS
Post-16 september: Voorbereidingen voor 2024/2025
- September – Oktober 2024:
- Follow-up Cultuurfonds: Volg de voortgang van de fondsenwervingsaanvraag op en blijf in nauw contact met de scholen.
- Verdere Scholen Benaderen: Breid het netwerk van betrokken scholen verder uit om meer scholen te betrekken in de pilotfase.
- Voorbereiding Lesmaterialen: Begin met de ontwikkeling van de eerste workshop templates en lesmaterialen, in samenwerking met de scholen.
- November – December 2024:
- Pilotproject Voorbereiden: Start met de voorbereidingen voor het pilotproject dat in 2024 van start gaat. Werk samen met de betrokken scholen aan de logistiek en planning.
- Recruitment Gastdocenten: Begin met de werving van gastdocenten en het opzetten van trainingen voor docenten in het gebruik van het platform.
- Januari 2025 – Juni 2025:
- Uitvoeren Pilotproject: Voer het pilotproject uit met de betrokken scholen. Verzamel feedback en verbeter continu het programma.
- Uitbreiden Partnerschappen: Werk aan het uitbreiden van partnerschappen met andere scholen, cultuurorganisaties en relevante stakeholders.
Deze tijdslijn biedt een gestructureerde aanpak om je doelen te bereiken en succesvol te zijn bij het presenteren van de samenwerkingsovereenkomst aan het cultuurfonds op 16 september. Door elke stap zorgvuldig te plannen en uit te voeren, vergroot je de kans op succes.